Cas client : International Coaching Federation
Plateforme Events
L’International coaching Federation, ICF, Leader mondial sur le marché des réseaux de coaching, souhaite dynamiser la semaine internationale du Coaching qu’elle organise tous les ans en Mai : l’ICW ou International Coaching Week. Elle a tenu également à ce que cette plateforme profite toute l’année à ses 50 000 membres et à son réseau de « chapitres » nationaux présents dans près de 150 pays dans le monde.
Adgensite a développé la plateforme : ICF EVENT
À cette occasion, les 50 000 membres du réseau mondial d’ICF sont invités à offrir des sessions de coaching gratuites à tous ceux qui souhaitent découvrir et développer des compétences.
ICF a voulu qu’un outil en ligne permette à tous les acteurs – équipes des agences nationales d’ICF, coachs, organisateurs et participants – de créer et gérer tous les aspects de leurs sessions de coaching directement en ligne, que la session se tienne via Internet ou non. Ce qui était visionnaire compte tenu que la pandémie de 2020 a favorisé le développement des sessions en ligne.
D’autre part, ICF souhaitait qu’à cette occasion, ses représentations nationales dans le monde (Chapters) puissent proposer des sessions, gratuites ou payantes, toute l’année.
Adgensite a développé une plateforme où les membres peuvent se loguer directement avec leurs accès ICF, afin de créer leurs événements, se présenter (Biographie) ainsi que d’éventuels autres speakers, décrire leurs compétences et publier des offres de formation avec tous leurs critères : Sujet, type, catégorie, sous-catégorie, date, horaire et Timezone, durée, pays, langue, quota de participants, points CCE à acquérir et tous les détails utiles à leur sessions de coaching.
Pour les 50 000 membres et les publics d’ICF présents dans près de 150 pays, la plateforme intègre un vaste module de marketing automation et gère de manière automatisée tous les emails en plus de 35 langues (!).
Formulaires de création d’événements :
Tous les membres d’ICF à travers le monde peuvent très simplement se loguer à leur compte, créer, éditer et publier leurs événements à partir de formulaires d’interfaces simplifiées sans avoir à gérer de mise en page. Il leur suffit de renseigner tous les critères demandés (environ une trentaine par type d’événement).
Points CCE : La plateforme permet aux représentations nationales qui proposent des formations, d’attribuer des points CCE en fonction de la qualité et de la durée de leurs sessions. La plateforme intègre un système de pré-validation de ces points CCE par la direction internationale d’ICF.
Certificats : la plateforme génère automatiquement et dynamiquement la création et la diffusion en téléchargement de plusieurs types de certificats, obtenus après une participation effective à une session de coaching, validée par le coach. Ces certificats procurent des points CCE qui représentent des acquis selon les normes internationales du coaching.
« Diffusion des certificats et enregistrements : Les comptes en ligne des Coach leur permettent de valider les participations et de provoquer l’envoi des certificats, mais aussi de donner accès en téléchargement à leurs documents (slides) et aux enregistrements de ces sessions. »
Comptes organisateurs et utilisateurs : ils permettent aux organisateurs de tenir à jour leurs sessions de formation, de gérer les participations, de valider les participations et de déclencher les envois de certifications et de documents, et pour les participants, de retrouver toutes leurs inscriptions, leurs participations et la trace des sessions avec documents et certifications. Ils permettent dans certains cas de dialoguer avec l’organisateur.
2 000 E-Mails transactionnels différents : le système intègre + de 50 modèles de message envoyés automatiquement en 35 langues pour confirmer ou avertir tant les organisateurs que les participants de telle ou telle évolution d’un événement. De sa création à l’envoi des slides et certificats, en passant par inscription, désinscription, modification ou annulation d’événement, paiement et confirmations, tant côté organisateur que participant. Les emails sont pré-rédigés avec un système de variables qui récupèrent les données des événements et les liens utiles selon le contexte.
Ce à quoi s’ajoutent tous les emails pour les intermédiaires et les formations plus spécifiques. Au total, ce sont 2 000 types de messages qui sont adressés en 35 langues tout au long de l’année.
TimeZone : le site gère les horaires des sessions de coaching selon les heures locales mais aussi les heures de chaque participant afin que chacun puisse dans le monde entier savoir à quelle date et heure se tiendront les événements. Cela incite des publics de tous les pays à s’inscrire.
Calendriers des événements et recherche multicritères dans les événements :
Les événements sont si nombreux que la plateforme déploie plusieurs calendriers (5), y compris pour les archives, des différents types d’événements avec de nombreux critères de recherche, eux-mêmes générés à partir des événements réels afin que les recherches soient toujours fructueuses.
Bibliothèques d’articles, de Podcasts et de livres : La plateforme permet aux coachs et à la direction internationale d’ICF de publier des articles, des Podcasts et des livres sur leurs formations qui se dénombrent aujourd’hui par centaines dans le site.
Paiement en ligne : pour les chapitres nationaux qui souhaitent en bénéficier sur la plateforme, des solutions de paiment en ligne sont intégrés à leur compte organisateurs, ces derniers pouvant créer des événement payants toute l’année.
Back office simplifié avec un maximum d’autonomie pour la gestion de la plateforme par l’administrateur :
Tous les éléments de la plateforme sont susceptibles d’enrichissement et de mises à jour diverses. Adgensite a développé le back office de manière à ce que la direction marketing d’ICF puisse – sans toujours passer par une interface de back office parfois complexe mais via des écrans simplifiés – administrer les pays, les langues, les événements, les documents, les critères de recherche, les emails et leurs variables, etc.
Enfin, la direction d’ICF peut gérer de manière autonome et simplifiée tous ses espaces publicitaires pour les nombreuses bannières présentes dans les parties publiques et privées de la plateforme.
SUCCÈS IMMÉDIAT
+ 150 % d’augmentation des sessions ! : 1 250 événements, soit deux fois et demi plus d’événements en 2021 que l’année précédente.
Ce succès hors norme pour ICF a été soutenu par la crise Covid de 2020-21 mais il ne s’est pas démenti en 2022 puisque le nombre d’événements a été constant en 2022, et a encore augmenté en 2023 et 2024, avec encore + d’organisateurs.
TÉMOIGNAGNE CLIENT :
Adgensite nous a satisfait au delà de nos espérances en répondant à notre challenge de concevoir dans un délai record de 3 mois une plateforme en ligne pour notre événement International Coaching Week.
La plateforme a été immédiatement adoptée par notre communauté mondiale et nous avons dépassé de très loin nos objectifs en nombre de sessions de coaching. Leur réactivité, leurs solutions et leur enthousiasme nous ont apporté de nombreux atouts pour optimiser la gestion des relations entre nos coachs et leurs publics. 
Isabelle MAES – ICF Marketing Manager Europe, Africa and Asia