Cas client : Ombrosa

L’école internationale multilingue de Lyon, Ombrosa,

UN PREMIER SITE QUI S’ADAPTE PENDANT 16 ANS !

Après un premier Site avec Extranet créés en 2003 par Adgensite, l’école internationale multilingue de Lyon, Ombrosa a souhaité refondre son site historique, qui avait été réalisé sur mesure et à partir d’un CMS propriétaire développé en Java et qui avait évolué de manière à adapter ses fonctionnalités pendant une période record de 16 ans !


QUELQUES MILLIERS DE PROFILS À GÉRER…

Ombrosa c’est 4 sites distincts, 2 à Lyon et 2 en Savoie, toute la scolarité, de la petite maternelle au lycée, où les élèves français et étrangers passent tant les diplômes français que les équivalents internationaux. Les sujets et les questions pratiques sont donc extrêmement variés.

Près de 5 000 profils parents et élèves + 4 autres profils d’utilisateurs (personnels, partenaires etc.), 26 niveaux de classe, …

Mais aussi 17 catégories d’actualités, 5 catégories de documents administratifs, 3 niveaux de priorité d’affichage, sans compter les sous-catégories ou nouvelles catégories que les administrateurs du site peuvent créer

Et tout ça en 2 langues ! Français et anglais.

UN EXTRANET AVEC COMPTES CLIENTS ET DONNÉES PAR PROFIL

L’école a besoin que le site s’adapte à tous ces publics différents.

Tant pour la Partie publique : l’Agenda public, les informations, les actualités, les événements, … 
Que pour la Partie privéel’agenda scolaire par section (maternelle, primaire, collège, lycée) et par classe, et aussi plusieurs classes par niveaux, l’Extranet documentaire et ses catégories de documents utiles.

Par ailleurs, Les parents d’élève doivent pouvoir se connecter de manière transparente de la partie Extranet privée à une autre plateforme administrative pour les notes, les factures, les documents administratifs légaux etc. Il y a donc 2 Extranets connectés ! L’agence a géré la passerelle avec cet autre Extranet.

UN BESOIN DE MISE A JOUR PERMANENT

Il faut que tous les changements de la vie d’un parent ou d’un élève soient facilement opérables. Les élèves changent de classe et de niveau, mais parfois aussi de configuration familiale (parents qui se séparent, qui changent de compagnon et/ de nom, de parent responsable), d’options de langues et d’activités, arrivent ou partent en cours d’année. 

Les paramètres pour un enfant sont parfois complexes car la loi s’en mêle et impose des règles pour les parents séparés ou les familles recomposées, et selon les autorités parentales des uns et des autres pour l’accès aux notes, aux factures etc. Il faut encore y ajouter les fratries. Il en ressort que plusieurs milliers de profils doivent avec des accès avec des droits spécifiques bien définis et que toutes ces informations soient tenues à jour.

SUCCÈS IMMÉDIAT !

Dès la première année, le public plébiscite le site et l’Extranet avec plus de 200 000 connexions à la partie privée (Portail) pour un public d’environ 5 000 utilisateurs, ce qui représente environ une connexion par semaine pour chaque utilisateur.

PROFIL TECHNO

Le site et l’Extranet reposent sur le CMS WordPress assorti de nombreux développements spécifiques en PHP. Il déploie 200 pages en Français et en Anglais + 200 actualités par an en moyenne, assorti d’un système de type Workflow pour assurer une mise à jour au plus rapide dans les 2 langues.

L’agence a développé des outils spécifiques et simplifiés pour permettre à l’équipe de l’école de publier simplement et rapidement dans les deux langues, toutes les informations utiles. Elle dispose également de systèmes très simples d’indexation des contenus par type de classe, de niveau, par nature d’activité. Les contributeurs peuvent définir des niveaux de priorité d’affichage pour leurs actualités en fonction de leur importance ou de leur urgence.

Le site dispose d’outils pour alerter les parents en urgence en cas de crise. Enfin il est optimisé techniquement et de manière éditoriale pour le référencement/SEO et le mobile First.